OUTLOOK – OPTIMISER SON TEMPS DE TRAVAIL ET GAGNER EN EFFICACITÉ (2)
- Description
- Curriculum
Qu’allez-vous apprendre dans ce cours ?
Avec ce cours, vous apprendrez à gagner du temps avec Outlook en optimisant son environnement de travail, et en utilisant des fonctions avancées de sa messagerie, comme par exemple :
- Les mises en forme conditionnelles
- Les dossiers de recherche
- L’utilisation des “QuickPart”
- La création de modèles de messages
- L’affichage par conversation
Pas moins de 2 h 40 de vidéos dans ce cours, avec 40 leçons et 40 vidéos qui vous attendent !
Bien entendu, un Quiz de 10 questions vous tend les bras en fin de parcours. Les Quiz c’est amusant !
En bonus, on vous laisse une fiche des meilleurs raccourcis et un support de cours ultra complet.
Prérequis
Connaître les bases d’Outlook : communiquer par courriel, gérer ses contacts et son calendrier.
Ce cours fait partie de la catégorie Cours Bureautique sur Outlook.
Contenu détaillé et thèmes abordés
S’approprier son espace de travail
Ajouter des boutons d’action dans la barre d’outils accès rapide
Options par défaut à modifier (fichier/option/courrier/volet de lecture/lu au changement de sélection + fermer la fenêtre du message d’origine + options du calendrier)
Les signatures
Créer sa signature personnalisée (méthode avec un modèle Word)
Créer et affecter plusieurs signatures en cas de comptes multiples
Optimiser l’utilisation de sa messagerie
Les options d’envoi (priorité, accusés, différé)
Utiliser les QuickPart pour insérer des blocs répétitifs (ex : politesse, noël)
Créer des modèles de messages (envois répétitifs)
Les contacts
Créer un groupe de contacts
Exporter un contact au format universel vCard
Gérer, classer et trouver son courrier
Courriers indésirables : comment interdire un nom de domaine, points de vigilance
Mise en forme conditionnelle dans la boîte de réception
L’affichage en mode conversation : pourquoi faut-il l’adopter ?
Les actions rapides, création et paramétrages (si temps)
Les règles, paramétrages
Archiver et sauvegarder
Créer et gérer des fichiers de données
(par année d’archivage par exemple)
Quelques raccourcis utiles
Pour passer email en « non lu »
Pour créer rapidement un nouvel email
Attacher rapidement une pièce jointe avec une double fenêtre
Pour envoyer/recevoir
Transformer rapidement un email en RDV
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1
Une courte vidéo si vous débutez en E-LearningLe E-Learning, comment ça marche ?
Si vous débutez, cette courte vidéo vous en aidera à comprendre comment vous y prendre.
Si vous savez déjà faire, passez directement à la vidéo suivante.
Merci d'apprendre avec nous !
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2
Une rapide mais nécessaire introduction à Outlook
Bonjour. Un peu de vocabulaire et quelques conseils d'usage avant de commencer.
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3
Modifier l’option « Lu au changement de sélection »
La modification de cette option vous permettra de scanner vos mails avec les flèches de votre clavier sans qu'ils passent en "lus"
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4
Modifier l’option « Fermer la fenêtre du message d’origine »
La modification de cette option fermera automatiquement la fenêtre d'origine lors de vos réponses ou transferts
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5
Les favoris : avec ou sans ?
On peut, ou pas, afficher les favoris dans le volet de dossiers
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6
Paramétrages et ajustement des volets dans Outlook
Optimiser l'emplacement et la taille de tous les volets, c’est nécessaire pour travailler en confort
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7
Paramétrer correctement l'affichage des emails
Paramétrer correctement l'affichage de vos emails vous permettra d'optimiser l'espace dans votre boîte de réception
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8
Créer une signature : conseils et méthodologie
Comment créer une signature conforme et exploitable dans vos emails, et en automatiser l'ajout lors de vos réponses ou de vos transferts
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9
Sauvegarder l’affichage des emails dans sa boîte de réception
Les emails prennent plus ou moins de place dans votre boîte de réception. On regarde comment sauver ces paramètres
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10
Réglages manuels et tris dans le volet des dossiers
On peut désormais trier par ordre alphabétique ses dossiers dans le volet des dossiers, ou pas ! Mais attention, le tri s'applique uniquement sur le premier niveau. C'est à dire que vos dossiers sont triés, mais pas les sous-dossiers.
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11
Paramétrer ses propres dossiers de recherche
Les dossiers de recherche sont en fait des filtres ! On paramètre un filtre ensemble
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12
La recherche instantanée : oui, mais comment ?
Comment chercher une information dans Outlook, et surtout, où la chercher ?
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13
Paramétrer ses propres catégories
Les catégories sont les petits carrés de couleur. Leurs champs d'application sont multiples
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14
Appliquer des catégories : sur des emails
Appliquons ensemble des catégories : tout d'abord sur des emails
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15
Appliquer des catégories : sur des rendez-vous de l'agenda
Appliquons ensemble des catégories : également sur les rendez-vous de votre agenda !
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16
Créer une mise en forme conditionnelle dans Outlook
Les mises en forme conditionnelles peuvent se paramétrer pour "colorer" certains emails de votre boîte de réception
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17
Créer des règles dans Outlook
Les règles sont des robots que vous programmez pour faire le travail à votre place
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18
L’affichage en mode conversation : pourquoi faire ?
Je vous explique les avantages que vous aurez à utiliser ce mode d'affichage dans vos dossiers
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19
L’affichage en mode conversation : mise en œuvre
Comment mettre en œuvre l'affichage par conversation ?
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20
Comment maîtriser la taille de sa boîte aux lettres et la nettoyer ?
Une Boîte aux lettres trop grasse vous ralentit. Vérifier sa taille maximum. Au-delà de 5 Go, Nettoyez manuellement.
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21
Comment archiver en créant des fichiers de données ?
Archiver automatiquement est une solution, mais le faire manuellement peut vous apporter plus de précision dans la gestion de votre boîtes aux lettres.
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22
Cinq options d'envoi de vos messages à maîtriser
On regarde comment fonctionne : format texte, champ Cci, accusés, différé, priorité
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23
Utiliser les jeux de styles Word dans Outlook
Pourquoi et comment rappeler dans Outlook un jeu de styles déjà créé dans Word ? Pour le respect de la carte graphique bien sûr !
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24
Incorporer des liens hypertextes à vos messages
Il est souvent utile de créer des liens hypertextes dans vos messages pour pointer une information sur un site web par exemple
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25
Modifier un message : pourquoi faire ?
Pourquoi et comment modifier un message que vous avez déjà reçu ? Pour le corriger et le conserver. Pour le corriger afin de copier/coller. Pour regrouper 2 messages en un seul.
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26
Lecture à voix haute (Aussi pour les déficients visuels)
Comment fonctionne la lecture à voix haute et quels paramétrages sont possibles
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27
Le dictaphone : votre nouveau(elle) secrétaire particulier(e)
Utiliser le dictaphone peut vous permettre de gagner du temps lors de la préparation de vos emails, surtout si vous n'aimez pas votre clavier :)
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28
Taper rapidement un émoticône dans un email
Pour taper rapidement un émoticône dans un email, il y a un raccourci secret, je le partage avec vous : CTRL + Point virgule
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29
Créer un contact rapidement depuis un email
Un truc et astuce pour créer rapidement une fiche contact depuis un email reçu
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30
Créer rapidement un contact dans la même société
Vous souhaitez créer un contact dans la même société qu'un contact déjà existant ? C'est facile
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31
Écrire à un groupe de contacts
Comment écrire à un groupe de contact ? Que faut-il savoir avant d'envoyer votre email ?
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32
Envoyer sa propre fiche contact par email
Beaucoup de gens vont apprécier cette option, qui évite de créer manuellement un contact !
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33
Exploiter la correction automatique en cours de frappe dans Outlook
Utiliser le correcteur automatique afin de gagner du temps dans la frapper de certaines expressions récurrentes
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34
Créer et utiliser des composants QuickPart
Les QuickPart permettent de mémoriser des textes riches dans des étiquettes que l'on peut rappeler à tout moment
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35
Modifier ou supprimer des composants QuickPart
Comment modifier, mettre à jour ou supprimer un composant QuickPart devenu inutile
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Créer un modèle de message + Précautions
Les modèles de messages permettent de mettre en mémoire un email "type" que vous utilisez souvent
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37
Appeler et utiliser un modèle de message, supprimer un modèle de message
Les modèles de messages s'appellent en fait des formulaires… je vous explique comment les rappeler ou les effacer
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38
Les raccourcis Outlook vraiment utiles en une seule page
Scannons ensemble les meilleurs raccourcis Outlook : ceux qui vont vraiment vous servir au quotidien
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39
Quiz Outlook (2) – Optimiser son temps et gagner en efficacité (10 questions)Quiz Outlook (2) – Optimiser son temps et gagner en efficacité (10 questions)
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40
Le support de cours complet de la formation : Outlook Perfectionnement
Je vous montre ce que contient ce support de cours qualitatif : sommaire, infographies, et pictogrammes
